Lakópark és Társasházi portál

Társasházi portál

Cégünk által készített „Társasházi portál rendszer” a társasház lakói, tulajdonosai és a társasház képviselete (tisztségviselők: IB, SZB) illetve a Közös képviselő és karbantartók, kommunikációját segíti. Kényelmes (on-line) betekintést biztosít a pénzügyekbe, a társasház életébe. A portálhoz a társasház minden egyes tulajdonosa, lakója kap hozzáférési lehetőséget, annak érdekében, hogy a weblap jelszóval védett részeit, a nyilvánosságra nem tartozó adatait megismerje. A portál rendszer az ADF (AteDin CMS) rendszerre épül.

Lakóparki és Társasházi portál előnyei:

 A weblap minden látogatót tájékoztat a Lakópark lényeges adatairól (leírás, képek) a fontosabb –a társasházi életet érintő - törvényekről, jogszabályokról és a Lakópark Házirendjéről. A társasház bevételei növelhetők a honlapon elhelyezett reklámok, hirdetések díjával és kiadásai csökkenthetők avval, hogy minden okmányt egy példányban kell csak elkészíteni.

A Tulajdonosok és a bérlők - saját belépési kódjukkal belépve - további információkhoz juthatnak. Megtalálják és letölthetik a Lakópark műszaki-, gazdasági életének aktuális adatait (pl.: költségvetés, közösköltség befizetési kötelezettségek és tartozások, kifizetett szolgáltatások, javítások, a közgyűlések jegyzőkönyveit, szabályzatokat, a Lakópark életéhez szükséges fontosabb elérhetőségeket. A weblap része egy aktív hibabejelentő oldal, amely minden regisztrált tulajdonosnak lehetőséget, biztosit az észlelt hiba bejelentésére és a bejelentett hiba kijavításának és kifizetésének figyelemmel kísérésére. A tulajdonosok észrevételeiket, javaslataikat rögzíthetik az „Üzenőfalon”. A GYIK (gyakori kérdések) a Közös képviselő felé a fogadóórákon elhangzott gyakori kérdésekről és az arra adott válaszokról. Az aktív hibabejelentő oldal és a weblapon elhelyezett költségvetés és kifizetési kimutatások segítségével a karbantartásokat, javításokat azok kifizetését a Társasház tisztségviselői mellet a teljes tulajdonosi kör naprakészen követheti és ezzel a Közös képviselő munkáját ellenőrizheti.

A Közös képviselő munkáját nagymértékben segíti az, hogy online kapcsolatban van a Társasházzal.  A weboldalon minden munkájával kapcsolatos feladatot megtalál. Az automatikus e-mailt küldő üzenetküldő rendszer, azonnal tájékoztatja, ha bárminemű bejegyzés kerül a honlapra ezzel biztosítva a mielőbbi reagálás lehetőségét. Folyamatosan - honlapon dokumentálva - tudja tájékoztatni a tulajdonosokat és a bérlőket az elvégzett, a folyamatban lévő és a tervezett munkáról valamint a rendkívüli vagy soron kívül elvégzendő feladatokról. A fogadóórán elhangzó és többeket érintő kérdésekről és válaszokról.

A portál bővítési lehetőségei

Igény esetén lehetséges az elektronikus szavazás feltételeinek megteremtése, internetes könyvelő rendszer kialakítása, a könyveléssel szinkronban, naprakész tulajdonosi tájékoztatás. Webkamerás biztonsági rendszer kialakítása.

Weblap javasolt felépítése

Főbb részek:

• Hírek, információk

Nyílt (publikus) információk: ez a virtuális mása (helyettesíti) a lépcsőházban elhelyezett hirdetőtáblát. Előnye a normál táblával szemben, hogy minden egyes hirdetmény megmarad és bármikor visszakereshető.
Zárt (nem nyilvános) információk kizárólag a Tulajdonosok részére. Pl: a Társasház gazdálkodásával, közgyűlésekkel közös költség tartozásokkal kapcsolatban.

• Belépési jogosultság igénylése
  Minden jogosult (tulajdonosváltás esetén is az új tulajdonos) itt kell igényelje.
• Fotóalbum, videó album
  fotók, tematikus albumok a társasházról és a társasház életéből. Hasznos lakásértékesítési szándék esetén és segít mindenkit ha meg szeretné mutatni a lakó környezetét.
• Fórum

a jogosultak részére az egymás közötti dokumentált, folyamatos (on-line) véleménycsere lehetőséget biztosítja

• Hanganyagok

Közgyűlési határozat esetén, a közgyűlésen felvett hanganyagok közzététele.

• Műszaki adatok
  a társasház alapvető műszaki adatait, építési és szerkezeti felépítésének leírását tartalmazza.
• Elérhetőség
  társasház elérhetőségei:
• A Társasház neve
• Tényleges és levelezési címe
• Térkép
• Közös képviselő
• adatai
• fogadónap ideje, helye
• Bankszámla száma
• Tisztségviselők elérhetőségei

• Jogszabályok
  Társasházi törvény, a vonatkozó kormányrendeletek, általános jogszabályok forráshelyei. Társasházi törvényre, a kerületi Önkormányzat weblapjára és a „társasházlap.hu” -ra közvetlen átlépés.
• Szolgáltatások
  társasház, vagy lakópark szolgáltatásai (portaszolgálat, uszoda, garázs, lift…stb)
• Letöltések
  letölthető nyílt (publikus) és belső dokumentumok. A jogosultságának megfelelő hozzáférés a személyes kódok alapján.
• Jogszabályok: Társasházi törvényre átlépés, vonatkozó kormányrendeletek, SZMSZ- házirend, gondnok munka és feladatrendje, tűzvédelmi szabályzat, átlépési lehetőség a „tásasház.lap”-ra
• Jegyzőkönyvek: Közgyűlési-(dátum szerint), Birtokbavételi-, Határozatok könyve, SZB határozatok, Minősítő iratok (pl: a villamos berendezések felülvizsgálatáról),
• Gazdálkodási adatok: Költségvetések évenkénti bontásban jóváhagyott KV-i keretek, feladatok, tulajdonosi kötelezettségek albetétszám szerint, elszámolások (évenként költségvetés és  fűtés) évenként
• Műszaki adatok: Alapító okirat szöveges és műszaki mellékletei, közüzemi fogyasztási adatok táblázata, biztosítási kötvény,
• Egyéb: vegyes adatok, közgyűlési meghívók és mellékletei, kiemelt szerződések
• GYIK (Gyakori kérdések)

A Közös képviselő felé a fogadóórákon elhangzott gyakori kérdések és az arra adott válaszokat tartalmazza. 

• Belső üzenő fal
  egy külön üzenő fal, amit csak a jogosultak (tulajdonosok, bérlők és Közösképviselő) látnak és használhatnak a vendégek nem. Az üzenőfalra minden jogosult írhat bármilyen észrevételt, véleményt. A rendszer a belépési kód alapján automatikusan feltünteti bejegyzés tevő személyét, tehát név nélkül, vagy más nevében nem lehet írni a honlapra. (feltételezve, hogy a tulajdonosok nem adják meg kódjukat másnak)
• Hibabejelentő
  a rendszer lényege, hogy minden bejelentett hiba és annak elhárításának folyamata (bejelentés, megrendelés, javítás, számla kifizetés utáni lezárás) dátum szerint naplózva kerül a rendszerbe. Egyéni igény estén fotó is feltölthet a hibabejelentő oldalra.

A vendégek a belső ("zárt") információkhoz semmiféleképpen nem férnek hozzá.

Jogosultságok:

• Vendég
  a lap nyílt (publikus) részeinek megtekintése
• Felhasználó
  mindenki, akinek a Társasház jogot ad hozzáférni a honlap „Zárt (nem nyilvános)” tartalmához. A felhasználók köre két külön csoportra bontható:
• Bérlő
• Tulajdonos

A felhasználók hozzászólásokat és bejelentéseket tehetnek a weblapon (hibabejelentő lap, üzenőfal).

• Adminisztrátor
  a weblap belső információinak szerkesztése
• Webmester
  programozási ismereteket, hozzáértést igényel, feladata a weblap bővítésében vagy változtatásakor van.

 

Hibabejelentés és hibabejelentő oldal használata:

A Társasházban/Lakóparkban észlelt bármilyen műszaki problémát, hibát – a mielőbbi hibaelhárítás érdekében - a közös képviselőnek tudomására kell hozni.

Hibabejelentés módjai:

• Telefonon vagy személyesen a közös képviselőnek vagy a gondnoknak,
• Levélben vagy e-mailban a közös képviselőnek vagy a gondnoknak,
• A Jogosultak a weblap hibabejelentő oldal használatával is megtehetik (a Hibabejelentő oldalt a jogosultak „Tulajdonosi belépés” után érhetik el)

A hibabejelentő oldal használata, hibák és tett intézkedések rögzítése a weblapon:

• A Jogosultak (Tulajdonosok, Bérlők) által más módon, telefonon, szóban stb… bejelentett hibákat, a bejelentést átvevőnek (Közösképviselő, gondnok) rögzíteni kell a weboldalon. Rögzítéskor a hibán kívül, a szövegben fel kell tüntetni a bejelentő nevét és címét.
• Új hibát bejelenteni a „új hiba felvételéhez….”  gomb használatával (klikkelve)  lehet,
• A hibabejelentő nevét és a bejelentés pontos dátumát és idejét a rendszer automatikusan rögzíti és jeleníti meg,
• A hiba helyét és a hiba rövid leírását a megfelelő ablakokba beírva, a „hiba rögzítése” gomb használatával lehet elhelyezni az oldalon. Ha a rögzítés megtörtént azt már módosítani nem lehet.
• A Hiba bejelentésről a rendszer azonnal automatikus figyelmeztető üzenetet küld – új hibabejelentés érkezett – szöveggel a közös képviselő központi e-mail címére,
• A „hozzászól” gomb használata teszi lehetővé, hogy a jogosultak a hiba javításával kapcsolatban észrevételt tegyenek, (a hozzászóló nevét a rendszer automatikusan rögzíti és jeleníti meg, ha a hozzászólás rögzítése megtörtént azt már módosítani nem lehet.)
• A „hozzászól” gomb használatával az intézkedésre jogosult (közös képviselő, gondnok) köteles tájékoztatni a Tulajdonosokat a javításra tett intézkedésről. A bejegyzésnek tartalmazni kell a javító cég nevét és a javítás várható időpontját. Az intézkedést tevő feladata –indokolt esetben, a Biztosító értesítése – és ennek rögzítése a hozzászólásban. A tett intézkedést bejegyző nevét és a bejegyzés időpontját a rendszer automatikusan rögzíti és jeleníti meg. (rögzítése után már módosítani nem lehet.) A Bejegyzést tevő ebben az esetben a hiba státuszát „új”-ról „folyamatban” levőre módosítja, valamint a hiba jellegét is meghatározza.
• Ha hiba kijavítása, a javítási számla kifizetése, biztosítós esemény esetén a kárrendezés megtörténte után a hiba lezárásra kerül. Lezárt hibához nem enged további hozzászólást a rendszer. Ebben az esetben véleményt az „Üzenőfalon” lehet tenni.
• A hiba lezárására csak a Közös képviselő jogosult.

Társasházi weblap üzemeltetése gördülékenyebb tapasztalt szakmai háttérrel.
(karbantartási és üzemeltetési szerződés)

A szerződés tartalma:

1. Megbízott feladatai:

• biztosítja a weblapok zavartalan működését. Ennek keretében az esetleges hibákat elhárítja. Hibának minősül a leírtaktól eltérő működés. (A Megbízó által szolgáltatott tartalmi hibákért a Megbízott garanciát nem vállal.)

Ennek keretében:

• az üzemeltetés akadályozó – weboldal módosítással nem járó – hibák elhárítását 24 órán belül megkezdi,
• A domain név és tárhely biztosítási határidőket figyelemmel kíséri,
• A megbízótól kapott új belépésre jogosultak leellenőrzött adatait, 4 munkanapon belül elhelyezi a weboldalon és az adatokat belépési kóddal kiegészítve a Közösképviselönek/Gondnoknak, átadja zárt, megcímzett borítékban kézbesítésre.
• belépési kódokat és a hozzá tartozó adatokat nyilvántartja,
• az üzemeltetés során felmerült a Lakópark e-mail címére érkezett (az Közösképviselő és az SZB által jóváhagyott) és onnan a webmesterhez irányított – weboldal módosítással nem járó – kérések teljesítését, bejelentett problémák elhárítását 24 órán belül megkezdi,
• a jogosultak kezdeményezése alapján elfelejtett kódok miatti jogosultságok belépési adatok módosítását rendezi,
• a Megbízó által megküldött, új tulajdonosi kódok kiadását, érvénytelen kódok törlését, belépési adatok módosítását rendezi.
• a Megbízó által havonta összesítetten megküldött, a weboldalon elhelyezett szövegek, elérhetőségi adatok módosítását vagy törlését rendezi (a szerződött karbantartási díj maximum havi 2 tételmódosítást tartalmaz)
• a Megbízó által havonta összesítetten megküldött és meghatározott dokumentációk elhelyezését illetve törlését a weblap oldalairól, (a szerződött karbantartási díj maximum havi 2 tételmódosítást tartalmaz)
• a Megbízó által havonta összesítetten megküldött és, a weboldal Felhasználási feltételeit megsértő, Tulajdonosok jogosultságát és a meghatározott bejegyzéseket törli és a törlési határozatot a „Letöltések” lapon. elhelyezi (a szerződött karbantartási díj maximum havi 3 tételmódosítást tartalmaz),

b.) Az üzemeltetés és karbantartás körébe nem tartozó Megbízotti feladatok:

• a lakópark által kötött reklám szerződések alapján a reklámok szerződés szerinti elhelyezése, reklám felületek karbantartása,

2. Megbizó feladatai:

Az alábbi feladatokat tartalmazó e-mailt a Megbízott részére havonta egyszer, összesítve - a tárgyhó 20-ig – megküldi a webmesternek:

• az új belépésre jogosultak leellenőrzött adatait - megjelölve jogosultságuk szintjét - amelyeket a webmester el kell, helyezzen a weboldalon,
• azoknak a személyeknek az adatait, akiket a belépésre jogosultak közül törölni kell,
• a módosításra, weboldalra újonnan vagy cserével elhelyezésre kerülő szövegeket, elérhetőségi adatokat, meghatározott dokumentációkat, amelyeknek elhelyezését illetve törlését kérik
• azokat az üzenőfalon elhelyezett feljegyzéseket, amelyeket törölni kell, ide tartozik a weblapon történt bejegyzések moderálásának figyelése, amennyiben beavatkozás szükséges annak jelzése.

A weblappal kapcsolatos költségek és díjak

Domain név (egyszeri)
Tárhely (időszakos)
weblap készítés (egyszeri)
Karbantartás és üzemeltetés (időszakos)

Kapcsolat a fejlesztővel

AteDin Bt
www.atedin.hu
atedin @ atedin . hu
+36 70 366 2073